اسلوب رائع في كتابة تقرير بشكل محترف

on

• 2015-09-30 15:59:27
• 0
• 2069

التقرير عبارة عن مستند يعبر عن ملخص لموضوع معين حيث يوفر او ينقل معلومات و حقائق و بيانات الى جانب التوصيات و المقترحات و الافكار الجديدة اذا لزم الأمر .

ما هى فوائد التقارير ؟
1- توضيح الجهد الذي تم في عمل ما .
2- مدى تحقيق الهدف من العمل .
3- يمثل التقرير تقييم للاساليب و الطرق المستخدمة في تحقيق الهدف و مدى جدواها .
4- من خلال التقارير يسهل التعرف على نقاط القوة و الضعف و السلبيات و الإيجابيات و بالتالي معالجت اوجه النقص مستقبلًا .

مراحل كتابة التقرير .
تمر كتابة التقرير ببعض المراحل و التي تتمثل في : –
المرحلة الأولى الإعداد .
يتم في هذه المرحلة تحديد الإطار العام للتقرير , تحديد الموضوع الذي سيكتب فيه التقرير , الهدف من كتابة التقرير , النتائج او الأهداف التي سيحققها , تحديد الجهة التي سيوجه لها التقرير, تحديد معلومات التقرير و ترتيب فكارها .
المرحلة الثانية التنظيم .
هنا يتم تحديد الافكارالرئيسية و تصميمها و بالتالي تحديد او وضع العناوين الرئيسية و الفرعية التي تتماشى مع أجزاء التقرير و لكن يجب أن تأتي تلك الاجزاء مترابطة و متسلسلة بشكل منطقي كما يجب مراعاة هيكل التقرير بحيث يتضمن المقدمة و المتن و الخاتمة .
المرحلة الثالثة الكتابة .
تعتبر هذه المرحلة اهم مراحل التقريرلذا يجب كتابة التقرير في شكل مسودة بإستخدام الأسلوب المناسب و الصياغة المفهومة و السلسلة و تصحيها الى أن تظهر المسودة النهائية .
المرحلة الرابعة المراجعة .
تأتي هذه المرحلة بعد كتابة المسودة الخاصة بالتقرير و فيها يتم تدقيق التقرير لغويًا من حيث القواعد و الأخطاء الإملائية و كذلك مراجعة تنظيم التقرير و هل يسير بشكل متسلس و منطقي ام لا و بلغة مفهومة للقارئ ام لا .

كتابة التقرير .
حتى يخرج التقرير بشكل صحيح و بنية منطقية متكاملة يجب أن يتم إتباع الآتي عند الكتابة : –

1- حدد الهدف المطلوب من التقرير بجملة واحدة .
2- حدد عنوان للتقرير يدل على الهدف منه .
3- قم بعملية مراجعة للتقسيمات المبدئية للتقرير و العمل على تعديل ما يحتاج الى التعديل و التغيير .
4- قم بتحديد التسلسل للتقسيمات الرئيسية او لأجزاء التقرير و للتسهيل في عمليات الإشارة للتقسيمات أثناء المناقشة قم بترقيم تلك التقسيمات حسب التسلسل المتبع في التقرير .
5- جمع معلومات وافية و دقيقة و منظمة و دقق تلك المعلومات حتى تستبعد منها ما تراه غير مناسب و تحدد ما تراه اساسيًا و مطلوبًا .
6- قم بترتيب المعلومات طبقًا للأقسام مما يسهل على القارئ تتبع تلك المعلومات و يقربه الى معفة و فهم ما يجهله .
7- المقترحات التي تقوم بتقديمها من خلال التقرير يجب أن تكون في حدود إمكاناتك و الحقائق المتاحة لك و تظهر بإيجاز و دقة في الخلاصة النهائية للتقرير .
8- إستخدام وسائل الإيضاح المناسبة و التي تساعدك في عملية توصيل الفكرة بديلًا للكلمات مثل الصور الفوتوغرافية و الرسوم التخطيطية , البيانية , الإحصائية .
9- الطباعة حيث يجب العمل على الطباعة بشكل جيد و واضح يسمح للقارئ بالفهم الشامل للتقرير المعد او الموجه له .
10- المصادر و المراجع التي تم الإقباس منها او أخذ المعلومات عنها .

ما هى مواصفات التقرير الجيد ؟
1- مراعة البعد الزمنى في التقرير , فالتقرير يغطي فترة زمنية معينة فكلما كان وقت عرض التقرير قريب من نهاية هذه الفترة كان التقرير يشتمل على افضل تغطية .
2- الشمولية , يجب أن يغطي التقارير كل النقاط الخاصة بالعمل او بالموضوع حتى يوصل فكرة كاملة مما يساعد في عمليات إتخاذ القرار .
3- الدقة , يجب أن تكون البيانات و المعلومات في التقرير دقيقة و اضحة و للتدليل على صدق و صحة و دقة المعلومات الواردة بالتقرير تجدر الإشارة الى مصادر المعلومات .
4- الحجم المناسب حيث لا يكون التقرير طويل حتى الملل او قصير مما يؤدي الى التأثير على محتوى التقرير .
5- العرض حيث أن اسلوب عرض التقرير يحدد مدى جودة التقرير كما أنه قد يكون العامل المساعد في سهولة فهم التقرير .
6- الموضوعية , يجب أن يتم إعداد التقرير بعيدًا عن الأهواء الشخصية بحيث لا نسمح بآراءنا الشخصية التأثير في صياغة المعلومات مما قد يؤدي الى ظهورها بشكل ضعيف .